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Un mundo sin e-mail: Reinventando el trabajo en un mundo con exceso de comunicación


Recuerdo exactamente cuando comencé a utilizar el correo electrónico por allá por el año 1994. Como psicólogo laboral arrendaba una oficina frente a la Universidad y esta me prestaba el servicio de internet, el que, por supuesto tenía que pagar todos los meses, así que tenía un correo muy largo cdiaz@choapa.cic.userena.cl. El problema era que muy poca gente tenía correo electrónico así es que no tenía mucho con quien comunicarme por esa vía.


Hoy la realidad, luego de casi 30 años es tan distinta, todo el mundo tiene un e-mail, muchísimas comunicaciones que antes se sostenían cara a cara o por medio del correo escrito se hacen por esta vía y, aunque no es tanto mi caso, el correo electrónico llega a abrumar porque interrumpe, porque es muy abundante o porque se ha instalado la expectativa que tiene que tener una respuesta rápida.


Bueno, ese es el contexto de reflexión de Cal Newport en su entretenido libro “Un mundo sin e-mail” que he leído por estos días y que quisiera comentar en este post. He escrito antes sobre este autor y su libro Enfócate, el que de alguna manera creo que antecede en sus ideas al que comentamos ahora.


Todos asumimos que el correo electrónico ayuda con la conectividad, con la productividad, con la comunicación, con las buenas decisiones y etc. Y la pregunta de Newport, es si ¿será así efectivamente? Su argumento es que no necesariamente, ya que los trabajadores del conocimiento, al ser interrumpidos constantemente por los correos, no aumentan su productividad, ni su felicidad, sino que la disminuyen.


¿Cuáles son los argumentos? A mi entender, el autor destaca que se reduce la productividad y la felicidad por la masiva recepción de correos electrónicos, correos electrónicos que el receptor tiene que responder, lo que le consume entonces una enorme cantidad de tiempo que podría dedicar a otras cosas. Otro argumento es que muchos de estos correos solicitan la realización de tareas administrativas y de poco valor, lo que significa que un “trabajador del conocimiento” deja de dedicarse a lo valioso por estar respondiendo correos electrónicos intrascendentes. También argumenta que muchas veces la manera de trabajar con el correo electrónico, lo que llama la “mente de colmena hiperactiva”, es decir, estar permanentemente conectado, impide que las personas se dediquen a tareas que requieren concentración.


Agrego más argumentos. Otro argumento es que la expectativa de quien envía un correo es que le respondan dentro de cierto tiempo, cada vez menor, por lo que quien no responde con prontitud cultiva una reputación de ineficiente e incluso puede irse el fin de semana o al terminar la jornada de trabajo, si es que dejó correos sin responder con la sensación de angustia por dejar tareas incompletas, lo que es un cuento de nunca acabar. Además, muchos correos no son necesarios, no intercambian información valiosa ni se usan para adquirir compromisos serios, son todo lo contrario, maneras de escaparse del trabajo y “pasarle la pelota” a otras personas, como los correos donde se “pimponea” el agendar una reunión y luego de muchos intercambios la reunión no se concreta, por lo que puede pensarse que el correo se usa para “hablar del trabajo” pero no necesariamente para “hacer el trabajo”.


Hasta aquí me parece que su crítica al uso del correo electrónico, al menos en los términos que describe su uso y lo critica también se puede hacer extrapolable al uso de whatsapp y creo que tiene muchísima razón en varios de ellos, sobre todo en lo referido a que el exceso de correos que demandan respuestas prontas y que no tienen mucho valor desenfoca del trabajo más importante.

Pero, no estoy de acuerdo en lo tajante de la crítica, creo que el e-mail bien usado, es una gran herramienta de comunicación y no quisiera volver a la tecnología antigua de las cartas impresas o el fax, sobre todo lentas y mucho más caras.


Al leer el trabajo de Cal Newport creo que la principal crítica al uso masivo, frecuente y poco consciente del correo electrónico es que consume el capital más importante de las personas que usan su cerebro como el principal capital productivo, que es la atención. Dedicarle mucho tiempo al e-mail distrae, desconcentra, abruma, desconecta, cansa y, además, muchas veces tiene poco valor.


Por eso que en la segunda parte del libro propone diversas maneras de hacer frente al fenómeno del e-mail o, en definitiva, como desarrollar otras maneras de trabajar que no incluyan el uso del correo electrónico de manera masiva, frecuente o que interrumpa el flujo del trabajo.

Sus recomendaciones incluyen:


a) La invención de otros procesos de trabajo que no requieran el uso del e-mail, aludiendo por ejemplo al uso de plataformas donde las personas que trabajan juntas de manera colaborativa no se envíen correos, sino que registren en dichas plataformas sus avances o a técnicas de trabajo ágiles que concentren a los equipos para producir en poco tiempo desarrollo de ideas o productos como lo hacen los desarrolladores tecnológicos.


b) También alude a el uso de protocolos para utilizar e-mail, en el sentido de reglas de uso, como por ejemplo la desconexión de los correos después de cierta hora (como en Francia y su ley de no envió de correos pasada la hora del trabajo) o respuestas automáticas que un correo se responderá dentro de cierto tiempo o ensayar respuestas mínimas al mail o preferir reuniones para “cortar ciertos temas” antes que el envío de mails.


c) El principio del especialista, que en definitiva argumenta que hay personas que realizan trabajos tan valiosos por su especialización que deben ser protegidos del e-mail con la ayuda de otras personas que se los filtren, que les hagan de asistentes u otras prácticas enfocadas en que se dediquen a lo que hacen bien y es valioso y no se pierdan contestando correos irrelevantes.


A mi me ha parecido interesante y entretenido el libro y me ha llevado a pensar en mis propias prácticas con el uso del correo, descubriendo como a veces gasto tiempo valioso revisando y contestando correos de poco valor o como a veces al tener el mail abierto este irrumpe y me saca de algo en lo que estaba concentrado y hasta me cambia de prioridades, perdiendo foco en lo importante.


Aprender a relacionarnos con el mail, a filtrarlo, a cuidar la atención – concentración son aprendizajes cada vez más relevantes

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