¿Qué es una organización?

Hace rato que quería escribir un post sobre que es una organización, ya que me parece que es un concepto básico para quienes trabajamos en el área de DO y RRHH. Por ello he vuelto a revisar el libro “psicología de la organización” de Edgar Schein, uno de los fundadores de esta disciplina. He citado a Schein con anterioridad a propósito de la cultura organizacional.

Señala al inicio de su libro que “para entender la psicología de la organización, debemos primero que todo entender algo sobre la organización, qué es una organización y como se la imagina uno”. Hemos pasado buena parte de nuestra vida en alguna organización y no es fácil decir que es.

Schein define una organización como: “la coordinación planificada de las actividades de un grupo de personas para procurar el logro de un objetivo o propósito explícito y común, a través de la división el trabajo y funciones y a través de una jerarquía de autoridad y responsabilidad”.

A partir de esta definición el autor comenta varias ideas importantes a tener en consideración.

1 Coordinación. Un ser humano por si solo es incapaz de satisfacer todas sus necesidades y deseos, por ello, en la medida que varias personas coordinan sus esfuerzos, descubren que juntos pueden hacer más que cada uno de ellos por si mismo. Por ello señala el autor, “la idea básica que subyace el concepto de organización es, entonces, la idea del esfuerzo coordinado para la ayuda mutua”.

2 Objetivos comunes. Para que la coordinación sea útil tienen que existir algunos objetivos con los que las personas tienen que estar de acuerdo, lo que dará lugar a que las personas coordinen actividades para lograr estos objetivos comunes.

3 División del trabajo y diferenciación de funciones. Los objetivos comunes se pueden lograr mejor si cada persona realiza actividades diferentes pero en forma coordinada. Esta diferenciación de funciones se puede basar en tareas, localización geográfica, objetivos específicos, disponibilidad de recursos humanos, o cualquier otra racionalización.

4 Integración. Dice Schein, “si diferentes partes están haciendo cosas diferentes, se necesita entonces una función integradora que asegure que todos los elementos están buscando los mismos objetivos comunes”. Por ello, “la forma más típica de integración, aunque de ninguna manera la única, es la jerarquía de autoridad, algún sistema selecto de subgrupos o individuos que asegure que hay coordinación entre las partes guiando, limitando, controlando, informando y en general, dirigiendo las actividades de cada una de las partes.

A partir de estos cuatro elementos indica Schein que un aspecto crucial de la definición de organización es que el objeto de la coordinación son las actividades y no la gente, es decir, deben destacarse los roles y algún manual de coordinación. Este elemento es central para entender porque la organización existe independientemente de quien esté en ella y puede subsistir aunque se releve a todos sus miembros. Como decía Julio Iglesias, “la gente pasa las obras quedan”.

Las definiciones de organización han ido evolucionando con el tiempo, sin embargo, de algún modo seguimos siendo herederos de esta definición inicial, que da tanto valor a la jerarquía olvidándose de otros modos de coordinación no basados en ella, como podría ser el mero propósito común, la comunicación (las conversaciones dirá Flores en su momento) o la cultura. Me parece interesante la perspectiva de Mintzberg, quien propone varios mecanismos de integración, además de la jerarquía.

Rescato de la definición la importancia del objetivo o propósito explícito. Las organizaciones tienen un foco, existen para algo, tienen un porqué diría Simon Sinek y este debe estar claro para todo el mundo, ya que ello es lo que les otorga sentido y valor a las organizaciones.

Además siempre existirá una tensión entre diferenciación e integración en las organizaciones, cuanto se requiere “dividir el trabajo” en grupos especializados en distintas funciones y cuanto se requiere integrar para lograr el propósito común. Creo que aquí está el rol del liderazgo, de recordar permanentemente el porqué, lo que convoca, el propósito común, aunque desde funciones distintas.

Hay un aspecto que me hace mucho ruido en la definición y es que, según Schein, lo que define a la organización sea la mera coordinación. Me cuesta entender que pudiera existir una coordinación sin seres humanos, pues son estos los que se coordinan e incluso, en el supuesto que todo estuviese automatizado, siempre serán seres humanos lo que diseñen la automatización y mantengan a las máquinas. Por eso me gusta más la idea que la definición de organización incluya seres humanos que se coordinan para lograr objetivos de manera estable en el tiempo.

Luego de esta definición Schein propone una distinción entre organizaciones formales y dos tipos más, las organizaciones sociales y las informales.

1 Organizaciones sociales: son patrones de coordinación que surgen espontáneamente o implícitamente de la interacción humana sin que esta implique coordinación racional alguna para el logro de objetivos comunes explícitos. Ejemplo: un grupo de amigos, familia, un club una pandilla, etc.

2 Organizaciones informales: se refiere a patrones de coordinación que surgen entre los miembros de una organización formal y que no están estipulados en el manual de roles y actividades. El manual de roles y actividades especifica la coordinación solo de ciertas actividades pero por razones de distinta índole las personas que desempeñan los roles organizacionales rara vez se limitan a realizar sólo las actividades que su rol estipula, sino que desarrollan otras actividades y otras relaciones.

3 Organizaciones formales: A partir de la mirada del organigrama, organizaciones que se caracterizan por tres dimensiones básicas:

- Dimensión jerárquica: que muestra niveles relativos en la misma forma en que aparecen en el organigrama.

- Dimensión funcional: que muestra los diferentes tipos de trabajo que se tienen que realizar.

- Dimensión de inclusión o centralidad: dada por la medida en que cada persona se acerca o se aleja de la columna vertebral de la organización.

Estos tres elementos son críticos para poder entender los diferentes problemas que se presentan en las organizaciones, los que reflejan las interacciones complejas entre niveles jerárquicos, grupos funcionales y sistemas organizaciones formales e informales.

Una organización surge cuando un grupo de personas tienen una idea, que luego materializan en un sistema de coordinación de roles por lo que si su idea fructifica y la organización prospera necesariamente se verán enfrentados al problema de “reclutar” e incorporar personal, con las dimensiones de reclutar, seleccionar, entrenar, socializar y asignar al cargo para lograr la mayor eficiencia.

Luego, cuando la organización ha realizado todas estas acciones deberá preocuparse por crear condiciones que permitan mantener por bastante tiempo un alto nivel de eficiencia y que le permitan también a cada empleado, por el solo hecho de pertenecer a la organización y trabajar para ella, satisfacer sus necesidades más apremiantes. Esto dará lugar al “contrato psicológico” entre el empleado y la organización.

Cuánto ha cambiado el mundo desde que Schein escribió estas ideas. Probablemente esta noción de contrato psicológico incluía la idea de estabilidad laboral y empleo de por vida propia de la economía norteamericana previa a los años 70-80 y la crisis del petróleo, el boom japonés de la calidad y el cambio tecnológico posterior.

Cuando ha cambiado el mundo también en cuanto a lo que hoy se considera una organización, con la virtualización del trabajo, con la tecnología informática, con el teletrabajo, la globalización y tantos otros cambios.

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